厦门市档案局会晤保障志愿者合影 程卫华 摄
????金秋九月，举世瞩目的金砖国家领导人第九次会晤在厦门举行。厦门市档案局馆积极响应市委、市政府的号召，提前介入、全程跟踪，全力以赴做好服务保障工作，为更好地留存盛会印记不断探索、积累经验。
及早部署 全程跟踪主动服务
????2016年10月，金砖会晤花落厦门的消息传来，本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的责任感，市档案局馆随即进入金砖厦门会晤档案工作时间。
????市档案局馆领导高度重视，秉持“早谋划、早准备、早介入”的原则，第一时间召开局务会专题研究，周密部署金砖会晤档案工作。由于缺乏高规格重大活动档案工作经验，市档案局馆派出两名干部，专程前往杭州市档案局馆调研，学习借鉴杭州G20峰会档案工作的成功经验，为全面铺开金砖会晤档案工作打下基础。
????与传统的档案管理模式不同，为做好盛会档案工作，市档案局馆提出了“提前介入、全程跟踪、主动服务、准确督导”的工作思路，专门抽调一名业务骨干，全程进驻金砖会晤厦门市筹备办公室（以下简称筹备办），负责筹备办档案工作的统筹协调和跟踪指导，确保档案工作与会晤筹备同部署、同实施、同推进，并在日常保障过程中，与该同志保持密切联系，实时跟进，确保第一手资料应收尽收。
????“提前介入、准确督导”让档案服务亮点频现。为了更完整地记录金砖厦门会晤的珍贵瞬间，由筹备办牵头，市档案局馆全程监督，声像档案的采集重点凸显了2个“专业”，即邀请专业团队进行拍摄，由档案局进行专业指导。为确保拍摄工作的顺利进行，进驻筹备办的负责人更是做足与金砖会晤安保、外交等相关筹备部（组）的沟通协调工作，其扎实严谨的工作作风得到了筹备办的高度肯定，会晤结束后，市档案局馆收到了来自筹备办的感谢信，感谢该名同志为筹备工作所做的积极贡献。可以说，每一张记录盛会盛况的照片背后，都是档案人对历史负责的态度与专业精神的体现。
????“全程跟踪、主动服务”体现在档案服务的点点滴滴。2017年8月，金砖会晤筹备工作迈入实质展开阶段，工作部门在“一办八部（组）”的基础上建立了“十八指挥部”，针对这一变化，市档案局及时调整工作内容，下发《关于进一步做好金砖厦门会晤档案工作的通知》进行指导，指明下阶段档案工作方向，明确“谁牵头、谁汇总”“谁生成、谁整理”，并再次强调“档案未移交，人员不撤离”，确保文件材料收集整理有序、规范；金砖会晤结束后，市档案局馆第一时间跟进落实后续工作，明确各部门档案工作职责，做好业务对接指导，保证文书、声像、实物等门类和载体文件材料的收集齐全、整理规范、移交完整。
因“会”制宜 构建档案工作网络体系
????金砖厦门会晤档案工作所涉及的单位和部门之多，仅市级层面就超过140家，不仅数量庞大，且门类、载体众多，为此，市档案局馆因“会”制宜，致力于构建完善的金砖厦门会晤档案工作网络体系。
????在深入研究重大活动档案形成特点的基础上，今年以来，市档案局制定了《关于做好2017年金砖国家领导人会晤档案工作的通知》《2017年金砖国家领导人会晤各门类档案整理方法》《2017年金砖国家领导人会晤文件材料归档范围和档案保管期限表》《2017年金砖国家领导人会晤声像档案归档范围和保管期限表》等一系列业务指导性文件，对盛会期间领导视察、专题会议、礼宾保障、宣传文艺、基本建设等文件材料的收集范围、整理方式、保管期限等做出规定，构建起日渐完备的金砖会晤档案工作制度体系，使其有章可循、规范有序。
????不仅如此，市档案局馆还针对会晤筹备人员均抽调自各个单位的特点，明确会晤筹备“十八指挥部”档案工作的第一牵头单位，通过层层负责、任务分解、责任到人，建立密切互动的档案工作网络体系。
强化指导 专题培训“授之以渔”
????金砖会晤档案工作点多、面广、战线长，只有培养文件收集整理能手，才能推动整项工作顺利进行。在制度保障的基础上，市档案局馆与筹备办联合举办“厦门会晤档案工作培训班”，对71位来自各筹备单位的档案人员进行培训。
????培训紧贴金砖会晤实际，围绕文书、照片、录音、录像、实物等不同门类的档案管理规范，进行详细讲解；对会晤工作中产生的文件材料的收集、整理、保管、移交等各环节，进行分解演示和答疑解惑，使受训人员既掌握了档案工作基本知识，又提高了业务操作技能，大家普遍表示很“解渴”。
????除专题培训外，市档案局馆还依托筹备办开展声像档案培训，召开声像档案工作协调会，制发《关于建立厦门会晤筹备期间档案工作队伍的通知》《关于尽快报送信息保密、综合材料、档案工作分管领导和工作人员名单的通知》等文件，及时协调解决相关困难和问题，有力地推进了金砖会晤档案工作。
????金砖会晤结束后，市档案局馆再度跟进摸底，了解培训新需求，对会晤档案整理步骤与规范等进一步做好指导服务，确保会晤文件收集齐全、整理规范、保管安全、移交及时。
重点排查 确保档案安全
????建设平安档案，是市档案局馆今年一项重要工作，而金砖会晤期间的档案安全工作，更是重中之重。
????今年以来，市档案局馆通过建设微型消防站、强化库房管理安全、组织网络安全检查、开展“平安宣传月”等多项活动，构筑起更加坚实的档案安全堡垒。
????2017年8月，市档案局重点围绕金砖会晤期间全市档案安全问题，专门组织档案安全检查组对全市各区档案局馆进行检查。局领导分别带领检查组，采取“实地察看、听取汇报、会议座谈、总结反馈”等方式，重点检查各区档案局馆档案库房的“八防”设施、档案数字化数据和场所、网站安全管理以及各项安全制度执行情况，做到“安全检查全覆盖，安全工作无死角”，全面排查隐患，提出整改意见，确保档案实体和信息绝对安全。
????9月1日至6日，市档案局馆认真贯彻落实市委、市政府相关工作指示精神，全力做好值班应急工作，确保重点部位无空白。
志愿服务 金砖舞台展风采
????在做好档案服务保障工作的同时，市档案局馆的全体干部职工还以昂扬的精神风貌，参与到志愿服务工作中。
????今年4月，市档案局馆全面启动“金砖我先行 发展当先锋”主题实践活动，选派两名青年党员参加“迎厦门会晤、展巾帼风采”巾帼志愿者导游培训。紧接着，局机关妇工委、各党支部也行动起来，深入社区、学校，大力宣传《厦门会晤市民文明公约》理念；开展“文明礼仪从我做起”主题培训，组织干部职工学习金砖各国礼仪，以更加文明有礼的形象迎接八方来客；举办“迎厦门会晤 展五国风采”摄影作品展，百余张参展作品尽显档案人眼中的金砖风情，得到群众的好评。
????9月1日至5日，市档案局馆派出28名干部职工，承担公交车的随车志愿服务工作。在行进的城市风景线里，档案人发扬吃苦耐劳、乐于奉献的品格，营造了小小车厢内谦让互助的良好风尚。真诚热情的志愿服务精神，赢得市民的频频点赞。近日，市档案局馆收到来自市交通运输局和市公交集团的感谢信，信中盛赞档案人“敬业、严谨、善良、博爱”的优秀品质。
????盛会落幕，“后金砖”时代的档案工作仍在继续。面对高规格国际会议档案工作，厦门档案人将继续发扬敢于担当的精神，以开展会晤档案工作为契机，在新的历史起点上，百尺竿头，更好地发挥档案工作的参谋助手和服务保障作用。
????原载于《中国档案报》2017年10月12日 总第3128期 第三版 | 